Deminus®-menetelmä hajautetun projektiryhmän käytössä

Deminus® antaa oivallisen mahdollisuuden pienelle,
etätyötä tekevistä jäsenistä koostuvalle projektitiimille,
kommunkioida ja jakaa dokumentteja vuorovaikutteisesti
tarvittaeassa suojatuin yhteyksin.

Projektiryhmä voi käyttää Deminusta tiedottamiseen, tietojen jakamiseen ja esittämiseen.
Pääsy tiedon jakelukansioihin on rajoitettu eritasoisilla käyttöoikeuksilla.
Tiedon lähde on useimmiten työasema ja niiden yhteinen jakelupiste projektikansio Deminus-palvelimella.
Tiedonvaihtoa tässä ja nyt voidaan tehostaa tekstiviestein (chat) ja/tai puhelimitse.

SISÄLTÖ:
Käyttöoikeudet, -tunnukset ja peruskansiot
Projektitunnuksen käyttö läsnäolon ilmaisuun
Rinnakkaisistunnot
Projektidokumenttien esittely kokouksessa
Ideoiden ja kommenttien keruu osallistujilta

Käyttöoikeudet, -tunnukset ja peruskansiot

Deminus-istuntojen omistaja eli Deminus-pääkäyttäjä voi antaa projektiryhmän jäsenille henkilökohtaisen tai joillekin yhteisen käyttäjätunnuksen ja mahdollisuuden hänelle lisätä useita samalle Deminus-tunnukselle liitettyjä henkilökohtaisia salasanoja. Hän voi niitä poistaa tai muuttaa tarpeen mukaan. Jokaiselle käyttäjätunnukselle luodaan oma yksityinen kansio, johon muiden tunnusten käyttäjillä ei ole asiaa.

Deminus-käyttäjä voi perustaa oman projektikansion, jolloin (osa)projektille annetaan projektitunnus. Sitä pidetään vain osallistujien tai luotettavien henkilöiden kuten projektin avainasiakkaiden tiedossa. Projektitunnuksella pääsee yhteiseen projektikansioon, joka suljetaan vasta (osa)projektin päättyessä.

Hekilö, jolle on annettu projektitunnus, mutta ei Deminus-käyttötunnusta (esimerkiksi projektin asiakas), saa käyttöönsä Deminus-istunnon ajaksi tilapäisen muilta suojatun kansion. Sinne hän voi valmistella oman dokumenttikokoelman häiritsemättä muita.

Dokumentteja voidaan siirrellä ja kopioida omalta työasemalta omiin Deminus- ja projektikansioihin ja ladata niistä työasemalle, samoin Deminus-kansioista toiseen tunnusten mukaisten käyttöoikeuksien rajoissa.

Osallistujat voivat luoda hallitsemiinsa Deminus- ja projektikansioihin alakansioita rajoittamattomasti. Henkilö, jolla ei ole omaa Deminus-tunnusta, poistuessaan istunnosta menettää kaiken aineistonsa tilapäisestä Deminus-kansiostaan.

Projektikansion sijasta voidaan yhteiseksi kansioksi valita tilapäinen kansio, jolle Deminus antaa istunnon ajaksi satunnaisen nelinumeroisen tunnuksen. Silloin avataan normaali Deminus-istunto ja kutsutaan osallistujat ja ilmoitetaan heille istunnon avaimena toimiva istuntotunnus. Osallistujien yksityiskansiot ovat käytettävissä kuten projekti-istunnossakin. Istunnon päätyttyä yhteinen tilapäiskansio häviää palvelimelta.

Projektitunnuksen käyttö läsnäolon ilmaisuun

Projektitunnus säilyttää pääsyn yhteiseen projektikansioon niin kauan kuin kansiota halutaan pitää istunnon omistajan toimesta avoinna. Projekti-istuntoon tulleet voivat katsoa tekstiviestejä keräävästä chat.txt-dokumentista, kuka on avannut istunnon, keitä muita on tullut mukaan ja mihin aikaan. Tietoisina toisistaan he voivat keskustella joko tekstiviestein tai puhelimitse keskenään ja tuoda näyttöön esitettävää materiaalia kaikille nähtäväksi.

Rinnakkaisistunnot

Deminus-palvelimella voi olla meneillään useita istuntoja, joiden osallistjia yhdistää ja erottaa toisista istunnoista kukin projektitunnus ja/tai istuntonumero. Istunnot ovat toisistaan täysin riippumattomia.

Projektidokumenttien esittely (etä)kokouksessa

Kuka tahansa projektitunnuksen omaava voi avata projekti-istunnon ja näyttää poimimansa dokumentit kokoushuoneen dataprojektorilla, jota ohjaa internet-yhteydellä oleva tietokone. Samanaikaisesti kokoukseen voi osallistua internetin kautta etäosallistujia. Kokousosallistuja, jolla on matkapuhelimessaan internet-selain, voi valita sillä Deminus-PDA-ohjaimen ja oman Deminus-kansionsa ja poimia sen listalta haluamansa dokumentin näytettäväksi. Istunnon aikana näytettäväksi voidaan ladata myös dokumentteja osallistujien puhelimien, PDA-laitteiden tai vastaavien muistista.

Ideoiden ja kommenttien keruu osallistujilta

Kokouksessa voidaan sopia idoiden keruusta. Matkapuhelimilla voidaan lähettää selaimen kautta, PDA-ohjaimella tekstiviestejä chat.txt-tiedostoon. Kun ideointivaihe on ohitse, tiedosto voidaan ottaa esille näytettäväksi ja muokattavaksi. Kaikkien osallistujien ei tarvitse olla paikalla. Kokous voi olla sekä "face-to-face" -tilaisuuden että etäkokouksen yhdistelmä.



Alkuun